المسؤوليات الرئيسية
- استقبال الزوار والعملاء والضيوف والترحيب بهم بأسلوب مهني وودود.
- إدارة منطقة الاستقبال وضمان بقائها مرتبة ومنظمة ومرحبة في جميع الأوقات.
- الرد على المكالمات والاستفسارات الواردة، وفرزها، وتوجيهها إلى الجهات المعنية.
- استلام المراسلات والوثائق والشحنات وتنظيمها وتوزيعها.
- تنسيق دخول الزوار، وحجز قاعات الاجتماعات، وتنظيم المواعيد والجداول الزمنية.
- المساعدة في ترتيب الاجتماعات واستقبال الضيوف الخارجيين.
- تقديم الدعم الإداري والمكتبي العام للفريق الإداري والمكتب.
- التنسيق مع إدارة المبنى، وأفراد الأمن، ومزودي الخدمات الخارجيين عند الحاجة.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة للزوار والوثائق المتعلقة بالاستقبال.
- دعم فريقي الإدارة والموارد البشرية في المتطلبات المكتبية اليومية وطلبات الموظفين.
- التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بمهنية وخصوصية تامة.
- تنفيذ أي مهام إدارية أخرى يكلف بها من قبل الإدارة.
المتطلبات
- إتقان اللغتين العربية والإنجليزية، تحدثاً وكتابةً.
- خبرة سابقة كـ موظف استقبال، أو مسؤول مكتب أمامي، أو مساعد إداري، أو في دور مشابه.
- مهارات تواصل ممتازة وقدرة عالية على التعامل مع الآخرين.
- مظهر مهني لائق وتركيز قوي على خدمة العملاء.
- قدرات تنظيمية قوية ومهارة في إنجاز مهام متعددة في آن واحد.
- إجادة استخدام Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وOutlook.
- القدرة على العمل بفعالية في بيئة عمل مؤسسية سريعة الوتيرة.
- دقة عالية في الملاحظة مع التحلي بروح إيجابية ومبادرة.
- يفضل وجود خبرة سابقة داخل دولة الإمارات.
ما نبحث عنه
نبحث عن شخص يتمتع بالصفات التالية:
- مهني وواثق
- ودود وميسر في التعامل
- منظم وموثوق
- مبادر ويهتم بأدق التفاصيل
- متواصل فعال قادر على التفاعل باريحية مع أشخاص من خلفيات متنوعة
- جدير بالثقة ويتمتع بحس عالٍ من الكتمان، مع القدرة على الحفاظ على أعلى مستويات السرية والمهنية
